De Do’s en Don’ts voor factureren

We kunnen het wel met elkaar eens zijn dat de factuur een van de belangrijkste documenten van een bedrijf is, aangezien dit document de basis vormt om uw inkomsten te ontvangen wanneer u op krediet levert. Er zijn onderdelen die op elke factuur terug horen te komen. In deze blog belichten we de do’s en don’ts voor facturen.

Uw eigen gegevens

Het is voor de ontvanger belangrijk te weten wie de afzender is van de factuur, hierdoor plaatst u uw eigen NAW- en bankgegevens bovenaan de factuur.

Do: Uw factuur is als het ware een visitekaartje voor uw bedrijf, hierdoor is het belangrijk uw logo op de factuur te plaatsen waardoor u voor een stukje herkenbaarheid zorgt. Ook is het goed om het document in uw eigen huisstijl te ontwerpen.
Don’t: Het vergeten te vermelden van het KvK-nummer en het btw-nummer. Deze nummers zijn verplicht op elke factuur.

Gegevens van de afnemer

Op de factuur staat natuurlijk ook de (bedrijfs)naam en het adres van uw afnemer.

Do: Een t.a.v. opnemen in de gegevens van de afnemer. Dit kan een contactpersoon zijn, maar ook bijvoorbeeld de crediteurenadministratie. Het kan ook goed zijn om een contactpersoon te vermelden. De contactpersoon hoeft niet altijd de persoon te zijn die over de betaling gaat. Hij of zij is dan niet dezelfde persoon als de t.a.v..
Don’t: Verkeerde klantnaam op de factuur. De Belastingdienst eist dat de tenaamstelling klopt, zodat het altijd duidelijk is wie de betalende partij is. Daarbij wordt een fout in de naam vaak niet in dank afgenomen.

Gegevens factuur

In de kop staat de factuurdatum, het factuurnummer en eventueel de vervaldatum.

Do: Vermeld een vervaldatum. Dit is niet verplicht, maar is wel erg handig voor uw afnemer en uw eigen administratie.
Don’t: Een verkeerde factuurdatum of factuurnummer vermelden. Met deze laatste kan een factuur gemakkelijk worden geïdentificeerd. Erg handig voor uw eigen administratie, maar ook noodzakelijk voor de Belastingdienst.

Informatie over afgenomen producten en diensten

In het middelste gedeelte van de factuur wordt de informatie over de afgenomen producten en diensten weergegeven.

Do: Een (gedetailleerde) beschrijving van de diensten of producten die zijn geleverd, het vermelden van het aantal van de diensten, producten of uren die zijn geleverd en het uurtarief of de prijs van het product of dienst.
Don’t: Het vergeten van de totaalprijs van iedere factuurregel. Zorg er ook voor dat niet de verkeerde btw op de factuur staat.

Voet van de factuur

Het onderste gedeelte waarmee de factuur wordt afgesloten noemen we de voet. Deze bevat wederom belangrijke informatie voor de afnemer.

Do: Vermeld in de voet van de factuur de rekeninggegevens en onder welke vermelding het bedrag overgemaakt dient te worden. De vermelding is meestal het factuurnummer.
Don’t: Het niet noemen van de betalingstermijn. Benadruk altijd de betalingstermijn op de factuur zodat hier geen onduidelijkheden of miscommunicatie over kan ontstaan.

Facturen sneller betaald krijgen met Nova Groep

Met Nova Groep ontzorgen wij u van A tot Z met het innen -en indien nodig incasseren- van uw openstaande facturen. Van debiteurenbeheer tot het leggen van beslag, wij ondernemen de juiste stappen om ervoor te zorgen dat uw facturen zo snel mogelijk worden betaald. Wij bieden de totaaloplossing die u nergens anders vindt! Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.